Inboxzero oder die Emailetikette

Seit ich bei jovoto arbeite, nutze ich die Kommunikation via E-mail wieder sehr viel stärker. Wir arbeiten komplett mit Google Apps, nutzen die Chat Funktion als wichtiges Tool zu schnellen Zurufen und auch unser CRM ist über ein Tool mit Gmail verknüpft. Dazu kommt die unglaubliche Mailingliste von über 40.000 Empfängern auf Mailchimp für unser Newsletter Marketing. Emails über Emails.

Nicht das das die letzen Jahre so viel anders gewesen wäre, aber als Freelancer habe ich doch sehr viel mehr mit Dropbox, Facebookchat und Twitter DMs gearbeitet als jetzt. Auch die Arbeit in Podio und mit anderen Social Workspace Tools hat mir sehr gefallen. Die für Projekte relevante Kommunikation geht nur an die für die es wichtig ist, oft klären sich Fragen dadurch das andere die Kommunikation mitlesen können und ein kurzes Like zeigt dem Absender die Nachricht wurde wahrgenommen. Ja es geht auch ohne E-mail. Dies zeigte schon 2009 der IBMer Luiz Suarez. Der auf Gran Canaria lebende Manager, kommunizierte strikt via Social Media mit seinen Kollegen und Kunden.

Email ist definitiv die Oma der digitalen Kommunikation. In Zeiten des Echtzeit Internet ist es schon schwer zu verstehen warum man nicht sofort eine Antwort bekommt, warum man gewisse Etiketten und Zwänge wie Anrede, ellenlange Signaturen und fürchterliche Betreffzeilen nicht einfach weglassen kann. Die Antwort ist traurig, selbst nach 29 Jahren Email hierzulande, wird diese Art der Kommunikation meiner Meinung nach noch nicht wirklich beherrscht. Die wunderbare Kampagne Memo Randoms auf Kickstarter mahnt unter anderem das erwähnte Betreffzeilen Disaster (siehe rechts).

Hier meine Top drei der gröbsten Fehler in Bezug auf den Umgang mit e-Mails:  

 

    1. Zu viel. Den Fehler mache ich selbst sehr gerne. Zu viele Infos in eine Mail zu packen. Wenn man schon scrollen muss um alles zu lesen, sollte man wohl eher zum Hörer greifen oder am Besten ein persönliches Gespräch suchen. Ganz schlimm, wenn man die falsche Anrede wählt. Wer zu förmlich ist, entfernt sich emotional vom Empfänger. Mein Alptraum, siezen obwohl man sich schon geduzt hat. Genauso schlimm sind ewig lange Signaturen, zuviele Typos, zuviel Farbe und Icons die zerschossen ankommen. Whaaaa…
    2. Zu wenig. Eine Mail ohne Anrede und Verabschiedung wirkt wie ein Versehen. Was bei Chats kein Problem ist weil nach dem Drücken der Enter-Taste der Text übermittelt wird, kommt bei Mails nicht gut. Das Minimum der Begrüßung und Verabschiedung gehört zur Etikette.
    3. Keine Reaktion. Niemand soll die Balett Aufführung seiner Tochter verpassen oder ein Meeting wegen einer Email unterbrechen. Aber wer nicht in mindestens fünf Werktagen auf eine E-Mail reagiert, der hat einfach keine genügende Disziplin im Umgang mit elektronischer Post. Oft reicht eine kurze, aber überlegte Antwort. Niemand erwartet einen Roman (siehe Punkt 1), denn dann würde man sich ja persönlich melden. Aber für die Überforderung eines überquellenden Posteingangs kann nur der Empfänger etwas.

Gerade zum letzten Punkt gibt es viele schlaue Ideen. Zeitmanagement. Effizientes Selbstmanagement. Und dieser Artikel hier. Das häufigste Problem: Urlaub oder längere Abwesenheit und ein brechend volles Postfach. Ich bin mittlerweile der Meinung, dass wenn man weg ist auch weg sein sollte, Umleitungen einrichten und seine Empfänger auch davon in Kenntnis setzen sollte das man längere Zeit nicht erreichbar ist. Aber wenn man mal nicht anders kann (Achtung Selbstreflexion), dann gibt es jetzt eine schlaue Lösung. Sofortiges und fokussiertes Abarbeiten. Was kann ich sofort beantworten? Was kann ich ignorieren? Was kann warten? Es gibt eine App die nach dieser Methode funktioniert und die in den letzten Wochen meinen Umgang mit der E-mail entscheidend verbessert hat. Die Rede ist von Mailbox, einer wunderschönen App die bisher nur unter iOS mit Gmail funktioniert.

Das Schöne an der App ist die #inboxzero Logik. Das schnelle Abarbeiten der Mailflut. Mit einem Wischen kann man die Mails direkt löschen, als gelesen markieren und für später wieder in die Inbox zurückholen. Wenn man sich auf diese Methode einlässt schafft man das für einige sicher unmöglich erscheinende Ziel des leeren Posteingangs spielend. Es macht sogar richtig Spaß. Natürlich ist das in wunderbares User Experience Design verpackte Vorgehen auch ohne die App möglich. Ich empfehle z.B. den Buzz aus allen Notifications von Social Networks und E-Commerce Plattformen auf eine separate Mailadresse zu verbannen. Damit ist schon einmal ein Großteil des weißen Rauschens eliminiert, einfach Strg. + A und als gelesen markieren, fertig. Aber was die „echte“ Kommunikation angeht, da hilft nur konsequentes Abarbeiten. Im übrigen sorgt man durch eine solche Disziplin dafür, dass die Absender der Mails hellhörig werden. Wer so schnell antwortet, muss gut organisiert sein, dem schickt man dann gerne Mails, gibt sich mehr Mühe und somit reduzieren sich auch die vergeblichen Versuche gehört zu werden.

Da wohl allerschönste Symbol dafür ist die Schönheit der #inboxzero. Mailbox treibt diesen feierlichen Moment auf die Spitze mit den schönsten Instagram Bildern des Tages. Für mich ein perfekter Abschluss der Arbeitswoche.

  

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